تنظيم رحلة تعريفية إلى اليابان: ما الذي تعرضه على الوكلاء وما الذي تتجاوزه

الرحلة التعريفية ليست عطلة لوكلاء السفر، ولا جولة سياحية لجمهور من أهل المهنة. لها مهمة واحدة قابلة للقياس: أن يعود المشاركون قادرين على بيع اليابان بثقة وبتفاصيل محددة. وتخفق معظم الرحلات التعريفية في ذلك لأنها تحاول عرض كل شيء، فيعود المشاركون مرهقين ومنبهرين، دون أن يصبحوا أقدر من قبل على الإجابة عن أسئلة العميل.

ما يحتاجه الوكلاء فعلاً للعودة إلى المنزل

ليست ذكريات. إجابات على الأسئلة التي يطرحها العملاء:

• كيف تبدو الغرفة حقًا عند كل نقطة سعر، بما في ذلك الصغيرة.
• كم من الوقت تستغرق عمليات النقل حقًا، من الباب إلى الباب، مع الأمتعة.
• ما يتضمنه عشاء ريوكان، وأي العملاء سوف يحبونه أو يكرهونه.
• ما هي التجارب التي تستحق المال والتي هي حشو.
• ما الخطأ، وما يفعله المشغل حيال ذلك.

فالعميل الذي نام في غرفة ريوكان عادية، وركب قطارًا في ساعة الذروة بحقيبة سفر، وأكل كايسيكي كاملًا، سوف يبيع اليابان أفضل من أي شخص رأى أربعين معبدًا.

هيكلتها

ثلاث أو أربع قواعد كحد أقصى مهما كان طولها. الإخفاق الأكثر شيوعًا هو رحلة تعريفية تنتقل من فندق إلى آخر كل ليلة. يقضي المشاركون الأسبوع في حزم الحقائب، ولا يتذكرون شيئًا.

أنشئ تحويلًا واحدًا طويلًا حقًا. يحتاج الوكلاء إلى الشعور بما يعنيه يوم القطار لمدة ثلاث ساعات، لأنهم سيبيعونه. إخفاء ذلك يعلمهم الشيء الخطأ.

إظهار السوق المتوسطة وكذلك الأعلى. كثيرًا ما تُبنى الرحلات التعريفية بالكامل من منتجات الخمس نجوم، ثم يعود الوكلاء ليبيعوا الأربع نجوم. اعرض عليهم ما سيحجزونه فعلًا.

ترك وقت الفراغ. تتيح ساعتين أو ثلاث ساعات غير منظمة للناس التجول في الحي، واستخدام متجر صغير، وتجربة المترو - ومن هنا تأتي الثقة في بيع وقت مستقل.

كاب المجموعة. من اثني عشر إلى ستة عشر يتحرك بشكل جيد ويمكن الجلوس في أي مكان. ثلاثون جولة بالحافلة وتصبح عمليات التفتيش مستحيلة.

عمليات تفتيش الموقع، تتم بشكل صحيح

• جدولة لهم، حيث ينتظرك الفندق. إن الحضور دون سابق إنذار مع أربعة عشر وكيل سفر يضيع فترة ما بعد الظهيرة على الجميع.
• شاهد غرفة الدخول، وليس فقط الجناح. وهذا هو الأمر الوحيد الذي يفشل الوكلاء في أغلب الأحيان في الإصرار عليه.
• فحص في ساعة واقعية. فندق في الساعة الحادية عشرة صباحًا بدون ضيوف يخبرك بالقليل.
• ثلاث خصائص في يوم واحد هو الحد الأقصى قبل أن يطمسوا.
• إعطاء المشاركين نموذجا. تتفوق الملاحظات المنظمة على الصور الفوتوغرافية، وهي ما ينجو من رحلة العودة إلى الوطن.

ما يجب تخطيه

• المعبد الرابع. مشى اثنان من الضربات الموضحة جيدًا.
• مراسم الترحيب الطويلة التي تأكل صباحا.
• أي شيء لن يبيعه الوكلاء أبدًا لأنه لا يتناسب مع أسواقهم.
• الأيام الأخيرة مثقلة. لا أحد يمتص أي شيء في اليوم السابع في الساعة التاسعة مساءً.

الموسمية والتكلفة

نظّم الرحلات التعريفية في الموسم المتوسط — فلدى الفنادق وقت لاستقبالكم كما ينبغي، والأسعار معقولة، ولا تنافسون العملاء على المخزون. أما الرحلة التعريفية في موسم أزهار الكرز فمكلفة ومزدحمة، وتعرّف الوكلاء بأسبوعين سيجدون صعوبة في الحجز خلالهما على أي حال. ويؤكد دليل في غير موسمها لدينا الفكرة نفسها من الناحية التجارية.

عادة ما يتم تقاسم التكلفة: تتولى شركة DMC الترتيبات الأرضية وشركات الفنادق أو الغرف ذات التخفيضات الكبيرة مقابل التفتيش، وتغطي الوكالة أو شركة الطيران الرحلات الجوية. كن صريحًا بشأن من يدفع مقابل ماذا قبل أن يحجز أي شخص.

قياس ما إذا كان يعمل

لا تخضع معظم الرحلات التعريفية لأي تقييم، ولهذا تتكرر الأخطاء نفسها.

• اطلب اقتراحا، وليس ردود الفعل. اطلب من كل مشارك إنشاء نموذج لخط سير الرحلة خلال أسبوعين من العودة.
• تتبع الحجوزات مقابل الحضور خلال الموسمين التاليين.
• اسأل ما لا يزالون غير قادرين على الإجابة عليه. هذه القائمة هي جدول الأعمال للقائمة التالية.

كيف تتعامل DMC اليابانية مع الأمر

نصمّم الرحلات التعريفية بالعكس، انطلاقًا مما يبيعه الوكلاء المشاركون، ولهذا نسأل عن شرائح عملائهم قبل تصميم المسار لا بعده. ننسّق مواعيد المعاينات مع الفنادق مسبقًا، ونُدرج غرف الفئة الأساسية، ونُبقي المجموعة بحجم يتسع له مكان الجلوس فعلًا، ونضع أمامهم فريق العمليات الذي سيتولى حجوزات هؤلاء الوكلاء الحقيقية — لأن العلاقة نصف الغاية. ونعترض على البرنامج الذي يحاول تغطية اليابان في ستة أيام: فهو ينتج مجموعة منهكة ولا حجوزات.