Hotelkontingente in Japan: Wie der Einkauf wirklich funktioniert

In Japan scheitern mehr Buchungen an den Zimmern als an irgendetwas anderem, und fast immer aus demselben Grund: Der Agent hat auf Basis dessen kalkuliert, was auf einer Endkundenplattform sichtbar war, und angenommen, es sei bei der Bestätigung der Gruppe noch da. So funktioniert das japanische Hotelinventar nicht. Wer versteht, wie Kontingente, Release-Fristen und der inländische Buchungskalender funktionieren, macht den Unterschied zwischen einem Angebot, das konvertiert, und einem, das zweimal neu gebaut werden muss.

Die Struktur dahinter

• Ein Kontingent ist ein Zimmerblock, den ein Hotel für einen Partner vorhält zu einem vertraglich vereinbarten Preis, der dem Hotel zu einem festen Termin zurückgegeben werden kann, wenn er nicht verkauft wird. Es handelt sich nicht um eine Buchung und keine Garantie über dieses Datum hinaus. Die Rate ist geschützt; der Raum ist nur bis zur Freigabe geschützt.
• Veröffentlichungstermine in Japan sind nach internationalen Standards frühzeitig – in der Regel 30 bis 60 Tage für Stadthotels und 60 bis 90 Tage für Ryokan- und Resorthotels in der Nachfragesaison. Sobald der Platz frei wird, kehrt er zu dem vom Hotel dann berechneten Preis in den allgemeinen Bestand zurück.
• Unbegrenzte Verfügbarkeit ist selten und wird immer seltener. Nur sehr wenige japanische Häuser gewähren unbegrenzten Free Sale. Das meiste, was nach Free Sale aussieht, ist in Wahrheit ein kleines Kontingent, das still aufgefüllt wird.
• Die Ratenparität wird ernsthaft durchgesetzt. Japanische Hotelpolizei veröffentlichte Tarife genau, weshalb ein Nettovertragstarif einem Verbraucher nicht einfach als Rabatt angezeigt werden kann. Nettotarifstruktur existiert zum Teil deswegen.
• Der Inlandsmarkt erhält den ersten Anruf zu den besten Terminen. Japanische Hotels verkaufen in großem Umfang an japanische Großhändler, und diese Beziehungen bestehen bereits vor Ihrer. An der Goldenen Woche, Obon und Neujahr kauft die Incoming-Reisebranche, was übrig bleibt.

Warum Ryokan ein ganz anderes Problem ist

Ein Ryokan ist kein Hotel mit Tatami. Es ist ein kleines Anwesen, oft 15 bis 40 Zimmer, das ein festes Abendessen und Frühstück für die genaue Anzahl der gebuchten Gäste serviert, wobei die Personalverhältnisse übereinstimmen.

• Die Kapazität ist wirklich festgelegt. Es gibt kein Überbuchungskissen, keine Rollaway-Strategie und kein Restaurant mit einer zweiten Sitzung. Wenn ein Ryokan sagt, dass es vier Zimmer hat, hat es vier Zimmer.
• Die Preise verstehen sich pro Person zu den Mahlzeiten, nicht pro Zimmer, und sie ändern sich je nach Zimmertyp, Aussicht und Wochentag. Ein Ryokan-Angebot, das neben einem Hotelangebot seltsam aussieht, ist es normalerweise nicht — es ist eine andere Einheit.
• Die Dinner-Nummern verriegeln früher als die Zimmer. Ein verspäteter Passagierzusatz kann für die Unterkunft möglich und für Kaiseki unmöglich sein, da die Zutaten vor Tagen bestellt wurden.
• Freigabetermine laufen länger und sind strenger, und die besten Hotels in Hakone, Kinosaki, Yufuin und Kyoto verkaufen während ihrer Saison einfach nicht in der Nähe. Siehe die Ryokan- und Onsen-Führer wie diese Eigenschaften über Gruppen denken.

Der Kalender, der die Verfügbarkeit regelt

• Goldene Woche (Ende April bis Anfang Mai), Obon (Mitte August) und Neujahr (Ende Dezember bis Anfang Januar) sind die drei Wände. Der Platz dafür ist sechs bis zwölf Monate im Voraus vergeben, und die Reisebranche sieht davon nur sehr wenig.
• Kirschblüte und Herbstfarbe erstellen Sie rollende regionale Crunches, die sich mit der Front bewegen. Kyoto in der zweiten Aprilwoche und der letzten Novemberwoche verhält sich kommerziell wie eine andere Stadt.
• Inländische Wochenenden übertreffen internationale Wochentage. Japanische Freizeitreisen konzentrieren sich auf Samstagnächte, so dass ein Samstag in einem Ferienort schwieriger zu kaufen ist als ein Dienstag in Tokio.
• Inländische Großveranstaltungen — ein Kongress in Nagoya, ein Stadionkonzert in Osaka, eine Schulausflugssaison in Kyoto — leeren Sie das Mid-Market-Inventar einer Stadt, ohne dass ein ausländischer Agent es sieht.

Was das für Ihr Angebot bedeutet

• Zitieren Sie mit einem Gültigkeitsdatum und halten Sie es ein. Ein Japan-Angebot ohne Ablauf ist ein Versprechen, das Sie nicht einhalten können.
• Bestätigen Sie die Hotelliste gleichzeitig mit dem Preis, oder akzeptieren Sie, dass es sich bei dem Preis um einen Richtpreis handelt. Die häufigste Ursache für eine erneute Buchung ist die Benennung von Hotels und die Tatsache, dass keines davon gebucht wird.
• Erkundigen Sie sich, welche Hotels bis zu welchem Datum stattfinden. Ein guter DMC wird es Ihnen genau sagen. Wenn niemand antworten kann, wird der Platz nicht gehalten.
• Erstellen Sie die Zimmerliste frühzeitig. Japanische Zimmer sind klein und konfigurationsspezifisch; Dreibettzimmer und Zimmer mit Verbindungstür sind die knappsten im Land und bestimmen die gesamte Hotelliste in Familienakten.
• Verstehen Sie die Ablagerungsleiter bevor Sie flexible Konditionen versprechen — die buchungsbedingungen und Einzahlungsleitfaden legt die Form fest.

Wie ein japanischer DMC damit umgeht

Wir kaufen Kontingente direkt bei japanischen Häusern ein – nach dem Inlandskalender, nicht nach dem Incoming-Kalender –, halten Kapazität für namentliche Buchungen mit einer für den Agenten sichtbaren Release-Frist, weisen auf Engpasstermine hin, bevor ein Angebot hinausgeht, und nicht erst nach der Annahme, und sagen Ihnen offen, wenn eine Anfrage ein Wunsch und kein Plan ist. An Spitzenterminen heißt das manchmal, eine andere Stadt vorzuschlagen – ein Gespräch, das im Juli deutlich besser läuft als im April.