Eine Japan-Informationsreise planen: Was man Agenten zeigen und was man weglassen sollte

Eine Informationsreise ist weder Urlaub für Reisebüromitarbeiter noch eine Besichtigungstour vor Fachpublikum. Sie hat eine einzige messbare Aufgabe: Teilnehmer nach Hause zu schicken, die Japan mit Überzeugung und konkretem Wissen verkaufen können. Die meisten scheitern daran, weil sie alles zeigen wollen – die Teilnehmer kommen erschöpft und beeindruckt zurück und können die Fragen eines Kunden kein bisschen besser beantworten als vorher.

Was Agenten eigentlich mit nach Hause nehmen müssen

Keine Erinnerungen. Antworten auf die Fragen der Kunden:

• Wie ein Raum wirklich aussieht in jedem Preissegment, auch in den kleinen.
• Wie lange Transfers wirklich dauern, von Tür zu Tür, mit Gepäck.
• Was ein Ryokan-Abendessen beinhaltet, und welche Kunden es lieben oder hassen werden.
• Welche Erlebnisse ihr Geld wert sind und die Füller sind.
• Was geht schief, und was der Betreiber dagegen unternimmt.

Ein Agent, der in einem Standard-Ryokan-Zimmer geschlafen hat, mit einem Koffer in der Hauptverkehrszeit mit dem Zug gefahren ist und ein volles Kaiseki gegessen hat, wird Japan besser verkaufen als einer, der vierzig Tempel gesehen hat.

Strukturieren

Maximal drei oder vier Basen, unabhängig von der Länge. Der häufigste Fehler ist eine Informationsreise, die jede Nacht das Quartier wechselt. Die Teilnehmer verbringen die Woche mit Kofferpacken und behalten nichts.

Bauen Sie einen wirklich langen Zug ein. Agenten müssen spüren, wie ein dreistündiger Bahntag tatsächlich aussieht, denn sie werden es verkaufen. Es zu verbergen, lehrt sie das Falsche.

Zeigen Sie sowohl das mittlere als auch das obere Marktsegment. Informationsreisen werden routinemäßig ausschließlich aus Fünf-Sterne-Produkten zusammengestellt – dann fahren die Agenten nach Hause und verkaufen vier Sterne. Besichtigen Sie, was sie tatsächlich buchen werden.

Lassen Sie freie Zeit. Zwei oder drei unstrukturierte Stunden ermöglichen es den Leuten, durch die Nachbarschaft zu schlendern, einen Supermarkt aufzusuchen, die U-Bahn auszuprobieren – und daraus entsteht das Selbstvertrauen, unabhängige Zeit zu verkaufen.

Verschließe die Gruppe. Zwölf bis sechzehn bewegt sich gut und kann überall hingesetzt werden. Dreißig ist eine Busreise und Inspektionen werden unmöglich.

Inspektionen vor Ort, ordnungsgemäß durchgeführt

• Planen Sie sie, das Hotel erwartet Sie. Unangekündigt mit vierzehn Reisebüros aufzutauchen, verschwendet den ganzen Nachmittag.
• Sehen Sie sich das Zimmer im Eingangsbereich an, nicht nur die Suite. Dies ist der Punkt, auf dem Agenten am häufigsten nicht bestehen.
• Überprüfen Sie zu einer realistischen Zeit. Eine Unterkunft um elf Uhr morgens ohne Gäste verrät wenig.
• Drei Objekte pro Tag sind die Grenze bevor sie verschwimmen.
• Geben Sie den Teilnehmern ein Formular. Strukturierte Notizen schlagen Fotos, und sie sind es, die den Heimflug überdauern.

Was Sie überspringen sollten

• Der vierte Tempel. Zwei gut erklärte Beats Six gingen vorbei.
• Lange Willkommenszeremonien Das isst einen Morgen.
• Alles, was die Reisebüros niemals verkaufen werden weil es nicht zu ihrem Markt passt.
• Überlastete letzte Tage. Niemand nimmt am siebten Tag um neun Uhr abends etwas auf.

Saisonalität und Kosten

Planen Sie Informationsreisen in der Nebensaison – die Häuser haben Zeit, Sie ordentlich zu empfangen, die Preise sind vernünftig, und Sie konkurrieren nicht mit Kunden um die Kontingente. Eine Informationsreise zur Kirschblüte ist teuer, überlaufen und zeigt den Agenten zwei Wochen, die sie ohnehin kaum buchen können. Unser Reiseführer für die Nebensaison argumentiert kommerziell genauso.

Die Kosten werden in der Regel geteilt: Das DMC kümmert sich um die Arrangements vor Ort, um Preisnachlässe bei der Unterkunft oder stark ermäßigte Zimmer im Austausch für die Inspektion, und die Agentur oder Fluggesellschaft übernimmt die Kosten für die Flüge. Machen Sie deutlich, wer was bezahlt, bevor jemand bucht.

Messen, ob es funktioniert hat

Die meisten Informationsreisen werden nie ausgewertet – deshalb wiederholen sich dieselben Fehler.

• Fordern Sie einen Vorschlag an, kein Feedback. Lassen Sie jeden Teilnehmer innerhalb von zwei Wochen nach seiner Rückkehr einen Beispiel-Reiseplan erstellen.
• Verfolgen Sie Buchungen anhand der Anwesenheit in den folgenden beiden Spielzeiten.
• Fragen Sie, was sie immer noch nicht beantworten können. Diese Liste ist die Tagesordnung für die nächste.

Wie ein japanischer DMC damit umgeht

Wir planen Informationsreisen rückwärts, ausgehend von dem, was die teilnehmenden Agenten verkaufen – deshalb fragen wir nach ihrem Kundenmix, bevor wir die Route entwerfen, nicht danach. Wir vereinbaren die Besichtigungen mit den Häusern im Voraus, beziehen die Zimmer der Einstiegskategorie ein, halten die Gruppe so klein, dass sie tatsächlich gemeinsam Platz findet, und bringen die Kollegen aus dem operativen Team mit, die später die echten Buchungen dieser Agenten bearbeiten – denn die Beziehung ist die halbe Miete. Und wir widersprechen dem Programm, das Japan in sechs Tagen abdecken will: Es produziert eine müde Gruppe und keine Buchungen.