Für eine Incentive-Gruppe ist das Galadinner der Abend, an den man sich erinnert, und in Japan ist die beste Version selten ein Hotelballsaal. Burgen, historische Gärten, Tempel, Schreine und Museen haben ihre Türen für private Veranstaltungen geöffnet, und die japanische Tourismusbehörde und die JNTO bewerben „Unique Venues“ seit Jahren bei MICE-Planern. Die Locations gibt es wirklich. Die Arbeit steckt in den Bedingungen, die daran geknüpft sind.
Welche Arten von Locations möglich sind
- Burggelände und Säle. Manche Burgen richten Empfänge auf ihrem Gelände, in einem Saal innerhalb der Mauern oder in einem nach Schließung geöffneten Burgturm aus. Die meisten erlauben kein Catering im historischen Burgturm selbst.
- Gärten. Wandelgärten in Tokio, Kanazawa, Okayama und anderswo waren schon Schauplatz abendlicher Empfänge, oft mit Laternen und einer Darbietung. Das Wetter ist das größte Risiko.
- Tempel und Schreine. Ein privater Abendbesuch, ein Gespräch mit einem Priester, eine Meditation oder ein Abendessen in einer Tempelhalle mit shojin ryori, der buddhistischen vegetarischen Küche. Was erlaubt ist, hängt vom Tempel und vom Anlass ab.
- Museen und Galerien. Eine Besichtigung nach Schließung mit anschließendem Empfang gehört zu den am einfachsten zu organisierenden Formaten.
- Auf dem Wasser. Ein gechartertes Boot auf der Bucht von Tokio, dem Sumida oder den Flüssen von Osaka – siehe unseren Leitfaden zu Yakatabune.
Die Bedingungen, die den Abend bestimmen
- Denkmalschutz geht vor. Viele dieser Orte sind national geschützte Kulturgüter. Offenes Feuer, Kochen, verstärkter Ton, Bühnenaufbauten und Rotwein in der Nähe historischer Oberflächen können eingeschränkt sein. Menüs werden oft um das herum aufgebaut, was kalt serviert oder außerhalb fertiggestellt werden kann.
- Die Zeiten sind fest. Die Locations öffnen nach den Besuchszeiten und müssen pünktlich schließen. Anlieferung, Aufbau und Abbau haben kurze, nicht verhandelbare Zeitfenster.
- Die Teilnehmerzahl ist begrenzt. Die Kapazität bestimmen die Location und die Brandschutzvorschriften, nicht die Gästeliste. Manche Locations eignen sich für fünfzig Personen, einige wenige für mehrere Hundert.
- Bei Tempeln und Schreinen zählt der Anlass. Viele Tempel empfangen eine Gruppe, die zum Lernen, Sitzen oder zu einem Tempelessen kommt. Weniger richten einen lauten Empfang mit Band aus. Den Abend richtig darzustellen ist Teil der Anfrage.
- Die Vorlaufzeiten sind lang. Anträge brauchen oft Monate, ein detailliertes Programm und den Namen der ausrichtenden Firma. Manche Locations nehmen Anfragen nur über einen örtlichen Veranstalter an.
Wetter und Ausweichpläne
Empfänge im Freien in Gärten und auf Geländen brauchen eine überdachte Ausweichmöglichkeit, und in Japans Regen- und Taifunzeit wird sie womöglich gebraucht. Wir bestätigen die Schlechtwetteroption und die Frist für die Entscheidung schon bei der Buchung, damit die Entscheidung am Tag schnell fällt. Unser Wetter- und Taifun-Planungsleitfaden behandelt das Risiko je nach Jahreszeit.
Wie wir es zusammenstellen
Wir wählen Locations nach Gruppengröße, Terminen und Budget vor, übernehmen den Antrag, erstellen ein Menü, das die Location akzeptiert, organisieren Catering, Künstler, Beleuchtung und Transport und weisen die Gäste in das Verhalten an einer Kulturstätte ein. Unser Überblick zu MICE und Incentives behandelt das Gesamtprogramm, unser Kongresszentren-Leitfaden behandelt die Hallen, und unser Leitfaden zur Geschäftsetikette behandelt den Umgang mit japanischen Gästen.
FAQ
Kann man in Japan ein Galadinner in einer Burg veranstalten? Manchmal. Manche Burgen richten Empfänge auf ihrem Gelände oder in Sälen innerhalb der Mauern aus, meist nach den Besuchszeiten. Catering in historischen Burgtürmen ist selten erlaubt, und Anträge brauchen lange Vorlaufzeiten.
Richten Tempel in Japan private Veranstaltungen aus? Viele empfangen Gruppen zu privaten Besuchen, Meditation, Gesprächen oder Tempelessen. Weniger richten Feiern mit Musik und Reden aus. Was möglich ist, hängt vom Tempel ab und davon, wie der Anlass des Abends dargestellt wird.
Wie früh sollte man in Japan eine besondere Location buchen? Mindestens mehrere Monate im Voraus, in der Hochsaison länger. Locations verlangen oft ein detailliertes Programm und eine örtliche ausrichtende Firma, bevor sie eine Anfrage prüfen.
Sie planen einen Galaabend für eine Incentive-Gruppe? Schreiben Sie an b2b@explera.jp, senden Sie eine Nachricht an den Trade Desk auf WhatsApp unter +66 93 656 8090, oder registrieren Sie sich auf der B2B-Portal. Vorschläge innerhalb von 24 Stunden. IATA TIDS 96215733, ASTA-Mitglied 900408341.
