Cómo organizar un viaje de familiarización a Japón: qué mostrar a los agentes y qué omitir

Un viaje de familiarización no son unas vacaciones para agentes ni una visita turística con público profesional. Tiene una sola tarea medible: que los participantes vuelvan a casa capaces de vender Japón con seguridad y con datos concretos. La mayoría fracasa en esto por querer enseñarlo todo, y los participantes regresan agotados, impresionados y sin saber responder mejor que antes a las preguntas de un cliente.

Lo que los agentes realmente necesitan traer a casa

No recuerdos. Respuestas a las preguntas que hacen los clientes:

• Cómo se ve realmente una habitación en cada punto de precio, incluidos los pequeños.
• Cuánto duran realmente los traslados, puerta a puerta, con equipaje.
• Qué implica una cena en un ryokan, y qué clientes lo amarán u odiarán.
• ¿Qué experiencias valen la pena? y cuales son de relleno.
• que sale mal, y qué hace el operador al respecto.

Un agente que haya dormido en una habitación estándar de un ryokan, haya viajado en un tren en hora punta con una maleta y haya comido un kaiseki completo venderá Japón mejor que uno que haya visto cuarenta templos.

Estructurarlo

Tres o cuatro bases como máximo, sea cual sea la longitud. El error más común es un viaje de familiarización que cambia de alojamiento cada noche. Los participantes pasan la semana haciendo maletas y no recuerdan nada.

Incluya un único traslado realmente largo. Los agentes necesitan sentir cómo es realmente una jornada ferroviaria de tres horas, porque la venderán. Ocultarlo les enseña algo equivocado.

Muestre tanto el mercado medio como el superior. Es habitual montar estos viajes solo con producto de cinco estrellas, y luego los agentes vuelven a casa y venden cuatro estrellas. Inspeccione lo que realmente van a reservar.

Deja tiempo libre. Dos o tres horas no estructuradas permiten a la gente pasear por un barrio, utilizar una tienda de conveniencia, probar el metro, de donde proviene la confianza para vender tiempo independiente.

Tapa el grupo. De doce a dieciséis se mueven bien y pueden sentarse en cualquier lugar. Los treinta son un recorrido en autocar y los controles se vuelven imposibles.

Inspecciones del sitio, realizadas correctamente

• Agendarlos, con la propiedad esperándote. Llegar sin previo aviso con catorce agentes les hace perder la tarde a todos.
• Ver la habitación del nivel de entrada, no sólo la suite. Éste es en el que los agentes con mayor frecuencia no insisten.
• Inspeccione a una hora realista. Una propiedad a las once de la mañana sin huéspedes dice poco.
• Tres propiedades en un día es el límite antes de que se desdibujen.
• Entregue a los participantes un formulario. Las notas estructuradas ganan a las fotografías y son las que sobreviven al vuelo a casa.

Que omitir

• El cuarto templo. Pasaron dos tiempos seis bien explicados.
• Largas ceremonias de bienvenida que come una mañana.
• Cualquier cosa que los agentes nunca vendan porque no se ajusta a su mercado.
• Últimos días sobrecargados. Nadie absorbe nada el séptimo día a las nueve de la noche.

Estacionalidad y costo

Organice los viajes de familiarización en temporada media — los hoteles tienen tiempo para atenderle como es debido, las tarifas son razonables y no compite con clientes por el inventario. Un viaje de familiarización durante la floración de los cerezos es caro, está masificado y enseña a los agentes una quincena que de todos modos les costará reservar. Nuestra guía fuera de temporada defiende lo mismo desde el punto de vista comercial.

El costo generalmente se comparte: el DMC se encarga de los arreglos en tierra, las compensaciones de propiedades o las habitaciones con grandes descuentos a cambio de la inspección, y la agencia o aerolínea cubre los vuelos. Sea explícito acerca de quién paga qué antes de que alguien reserve.

Medir si funcionó

La mayoría de los viajes de familiarización nunca se evalúan, y por eso se repiten los mismos errores.

• Pide una propuesta, no retroalimentación. Haga que cada participante cree un itinerario de muestra dentro de los quince días posteriores a su regreso.
• Seguimiento de reservas contra asistencia durante las siguientes dos temporadas.
• Pregunte lo que todavía no pueden responder. Esa lista es la agenda para la próxima.

Cómo lo maneja un DMC de Japón

Diseñamos los viajes de familiarización al revés, a partir de lo que venden los agentes participantes; por eso preguntamos por su cartera de clientes antes de diseñar la ruta, no después. Programamos las inspecciones con los hoteles por adelantado, incluimos las habitaciones de categoría básica, mantenemos el grupo en un tamaño que realmente pueda sentarse junto y ponemos frente a ellos al personal de operaciones que gestionará las reservas reales de esos agentes, porque la relación es la mitad del objetivo. Y nos oponemos al itinerario que intenta abarcar Japón en seis días: produce un grupo cansado y ninguna reserva.