Para un grupo de incentivos, la cena de gala es la velada que se recuerda, y en Japón la mejor versión rara vez es un salón de hotel. Castillos, jardines históricos, templos, santuarios y museos han abierto sus puertas a eventos privados, y la Agencia de Turismo de Japón y la JNTO llevan años promocionando los "espacios singulares" entre los organizadores de MICE. Los espacios existen. El trabajo está en las condiciones que llevan aparejadas.
Qué tipos de espacio son posibles
- Recintos y salas de castillos. Algunos castillos acogen recepciones en sus recintos, en una sala dentro de las murallas o en una torre abierta fuera de horario. La mayoría no permite servir catering dentro de la torre histórica.
- Jardines. Jardines de paseo de Tokio, Kanazawa, Okayama y otros lugares han acogido recepciones nocturnas, a menudo con farolillos y una actuación. El tiempo es el principal riesgo.
- Templos y santuarios. Una visita nocturna privada, una charla con un sacerdote, una sesión de meditación o una cena en una sala del templo con shojin ryori, la cocina vegetariana budista. Lo que se permite depende del templo y del propósito.
- Museos y galerías. Una visita fuera de horario seguida de una recepción es uno de los formatos más fáciles de organizar.
- Sobre el agua. Un barco fletado en la bahía de Tokio, el río Sumida o los ríos de Osaka: consulte nuestra guía de yakatabune.
Las condiciones que determinan la velada
- Primero, las normas de patrimonio. Muchos de estos lugares son bienes culturales protegidos a nivel nacional. Las llamas, la cocina, el sonido amplificado, las estructuras de escenario y el vino tinto cerca de superficies históricas pueden estar restringidos. Los menús suelen construirse en torno a lo que puede servirse frío o terminarse fuera del recinto.
- Los horarios son fijos. Los espacios abren después del horario al público y deben cerrar a su hora. Los tiempos de carga, montaje y desmontaje son cortos e innegociables.
- El aforo está limitado. El aforo lo fijan el espacio y las normas contra incendios, no la lista de invitados del organizador. Algunos espacios sirven para cincuenta personas; unos pocos, para varios cientos.
- En templos y santuarios, el propósito importa. Muchos templos acogen a un grupo que viene a aprender, a meditar o a tomar una comida del templo. Menos acogen una recepción ruidosa con banda. Presentar bien la velada forma parte de la solicitud.
- Los plazos son largos. Las solicitudes suelen requerir meses, un programa detallado y el nombre de la empresa organizadora. Algunos espacios solo aceptan solicitudes a través de un operador local.
Tiempo y planes alternativos
Las recepciones al aire libre en jardines y recintos necesitan una alternativa cubierta, y en la temporada de lluvias y de tifones de Japón es muy posible que se use. Confirmamos la opción para lluvia, y el plazo para elegirla, al hacer la reserva, para que la decisión del día sea rápida. Nuestra guía de planificación meteorológica y de tifones trata el riesgo de cada temporada.
Cómo lo organizamos
Preseleccionamos espacios según el tamaño del grupo, las fechas y el presupuesto, gestionamos la solicitud, elaboramos un menú que el espacio acepte, organizamos catering, artistas, iluminación y transporte, e informamos a los invitados sobre cómo comportarse en un lugar histórico. Nuestra visión general de MICE e incentivos trata el programa completo, nuestra guía de palacios de congresos trata los recintos de congresos, y nuestra guía de etiqueta de negocios trata cómo recibir a invitados japoneses.
Preguntas frecuentes
¿Se puede celebrar una cena de gala en un castillo en Japón? A veces. Algunos castillos acogen recepciones en sus recintos o en salas dentro de las murallas, normalmente fuera del horario al público. Rara vez se permite el catering dentro de las torres históricas, y las solicitudes requieren plazos largos.
¿Acogen eventos privados los templos de Japón? Muchos acogen visitas privadas, meditación, charlas o comidas del templo para grupos. Menos acogen celebraciones con música y discursos. Lo que es posible depende del templo y de cómo se presente el propósito de la velada.
¿Con cuánta antelación hay que reservar un espacio singular en Japón? Al menos con varios meses, y con más en temporada alta. Los espacios suelen necesitar un programa detallado y una empresa organizadora local antes de estudiar una solicitud.
¿Planifica una velada de gala para un grupo de incentivos? Escriba a b2b@explera.jp, envía un mensaje al equipo B2B por WhatsApp al +66 93 656 8090, o registrarse en el Portal B2B. Propuestas en 24 horas. IATA TIDS 96215733, miembro de ASTA 900408341.
