Выставочные поездки лишены гламура, полностью предсказуемы и чрезвычайно надёжны. У клиента, который едет на крупный токийский или осакский смотр, есть фиксированные даты, фиксированный город, платящая компания и потребность в вещах — размещение рядом с площадкой, трансферы в неудобные часы, переводчик, место, куда можно пригласить заказчика на ужин, — которые он купит у того, кто грамотно их предложит. Наше руководство по конгресс-центрам разбирает площадки; здесь — о том, как устроена бронь гостя.
Разберитесь с календарём, потому что он двигает фонд
Крупные японские выставки идут в годовом ритме, и самые большие из них на время работы поглощают поразительную долю гостиничных номеров города. Два следствия:
- Тарифы рядом с площадкой резко растут, а доступность исчезает, причём на таком горизонте, который застаёт врасплох агентов, считающих эту неделю обычной.
- Под удар попадают посторонние клиенты. Клиент на отдыхе, оказавшийся в Токио в те же даты, столкнётся с ценами, которых не поймёт, если вы их не объясните. Проверить выставочный календарь перед котировкой любой недели в Токио или Осаке — пятиминутная привычка, которая предотвращает неприятный разговор.
Практическое правило: клиенту, который едет на выставку, — контрактуйте рано. Клиенту, который не едет, — либо избегайте этих дат, либо селите его вдали от выставочного района.
Что гостю действительно нужно
- Регистрация и бейджи оформляются через собственную систему смотра, обычно заранее и иногда с кодом-приглашением от экспонента. Смотры только для профессионалов могут запросить подтверждение делового статуса, и это порой удивляет клиентов, рассчитывающих купить билет на входе.
- Размещение с работающей дорогой. Ближайший отель не всегда правильный: чуть более длинная поездка по прямой линии нередко выигрывает у более близкого отеля с неудобной пересадкой, особенно в толпе на открытии и закрытии.
- Трансферы в неудобные часы. Экспоненты монтируют стенд до открытия и демонтируют после закрытия, из-за чего движение транспорта выходит за обычные часы и часто идёт с тяжёлым грузом.
- Переводчики, причём нужного типа. Обычный гид — не технический переводчик. В разговоре у стенда терминология решает всё, и в задании следует указать отрасль. Наше гиды и переводчики объясняет эту разницу.
- Приём заказчиков. Ужин после выставки часто и есть причина, по которой поездка себя окупает, и ему нужны отдельный кабинет, бронь и место, подходящее для японских гостей — см. приём клиентов.
- Перевозка и материалы. Образцы, стенды и печатные материалы идут через экспедиторов и таможню, а не в чемодане, и это организуется отдельно и заранее.
Продление
Гость выставки — это блежур-клиент, который об этом ещё не знает. Он уже в Японии, смотр заканчивается в пятницу, и выходные стоят ему одну гостиничную ночь и ни одного перелёта. Это самый лёгкий апсейл в корпоративных поездках, и он разобран в нашем руководстве по блежуру.
Часто задаваемые вопросы
Где проходят крупные выставки Японии? Главным образом в больших конгресс-комплексах, обслуживающих Токио, Тибу и Осаку, а отраслевые смотры принимают региональные центры. Площадку, даты и правила регистрации задаёт каждый организатор, и они подтверждаются при бронировании.
Влияют ли даты выставок на цены отелей? Существенно. Крупные смотры на время работы поглощают большую долю ближайшего гостиничного фонда, толкая тарифы вверх, а доступность вниз, — и это бьёт по посторонним клиентам на отдыхе, оказавшимся в том же городе в те же даты, ровно так же, как по участникам.
Нужно ли гостям регистрироваться заранее? Обычно да, через собственную систему смотра, а мероприятия только для профессионалов могут потребовать код-приглашение от экспонента или подтверждение делового статуса. Приехать в расчёте купить вход на месте — частая и вполне предотвратимая неудача.
Можете ли вы организовать технических переводчиков? Да, и в задании следует указывать отрасль, а не только языковую пару: разговоры у стенда решаются терминологией, и обычный гид не заменяет технического переводчика.
Выставочные программы, размещение у площадки, переводчики и консьерж-сервис: пишите на b2b@explera.jp, отправьте сообщение в отдел B2B в WhatsApp по адресу +66 93 656 8090, или зарегистрируйтесь на сайте B2B-портал. Предложения в течение 24 часов. IATA TIDS 96215733, член ASTA 900408341.
