Для инсентив-группы гала-ужин — это вечер, который запоминается, и в Японии лучший вариант редко бывает бальным залом отеля. Замки, исторические сады, храмы, святилища и музеи открывали свои двери для частных мероприятий, а Японское агентство по туризму и JNTO уже много лет продвигают «необычные площадки» среди организаторов MICE. Площадки существуют. Работа — в условиях, которые к ним прилагаются.
Какие площадки возможны
- Территории и залы замков. Некоторые замки принимают приёмы на своей территории, в зале внутри стен или в главной башне, открытой после закрытия для посетителей. Большинство не разрешает кейтеринг внутри самой исторической башни.
- Сады. Прогулочные сады Токио, Канадзавы, Окаямы и других мест принимали вечерние приёмы, часто с фонарями и выступлением. Главный риск — погода.
- Храмы и святилища. Частное вечернее посещение, беседа со священником, медитация или ужин в зале храма с блюдами сёджин рёри, буддийской вегетарианской кухни. Что разрешено, зависит от храма и цели визита.
- Музеи и галереи. Осмотр после закрытия с последующим приёмом — один из самых простых в организации форматов.
- На воде. Зафрахтованная лодка в Токийском заливе, на реке Сумида или на реках Осаки — см. наше руководство по якатабунэ.
Условия, которые определяют вечер
- Сначала — правила охраны наследия. Многие из этих мест — культурные ценности под охраной государства. Открытый огонь, приготовление пищи, усиленный звук, сценические конструкции и красное вино рядом с историческими поверхностями могут быть ограничены. Меню часто строят вокруг того, что можно подать холодным или довести до готовности за пределами площадки.
- Время фиксировано. Площадки открываются после часов посещения и должны закрыться вовремя. Окна для заезда, монтажа и демонтажа короткие и не обсуждаются.
- Число гостей ограничено. Вместимость определяют площадка и правила пожарной безопасности, а не список гостей организатора. Некоторые площадки рассчитаны на пятьдесят человек, немногие — на несколько сотен.
- Для храмов и святилищ важна цель. Многие храмы примут группу, которая приходит учиться, медитировать или отведать храмовой еды. Гораздо меньше тех, кто примет шумный приём с оркестром. Правильно представить вечер — часть запроса.
- Сроки долгие. Заявки часто требуют месяцев, подробной программы и названия компании-организатора. Некоторые площадки принимают запросы только через местного оператора.
Погода и запасные планы
Приёмам под открытым небом в садах и на территориях нужен крытый запасной вариант, и в сезон дождей и тайфунов в Японии он вполне может пригодиться. Мы подтверждаем вариант на случай дождя и крайний срок выбора уже при бронировании, чтобы в сам день решение принималось быстро. Наше руководство по планированию погоды и тайфунов рассказывает о сезонных рисках.
Как мы это организуем
Мы подбираем площадки по размеру группы, датам и бюджету, готовим заявку, составляем меню, которое примет площадка, организуем кейтеринг, артистов, свет и транспорт и объясняем гостям правила поведения на памятнике наследия. Наш обзор MICE и инсентив-туров рассказывает о программе в целом, наше руководство по конгресс-центрам — о залах, а наше руководство по деловому этикету — о приёме японских гостей.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли провести гала-ужин в японском замке? Иногда. Некоторые замки принимают приёмы на территории или в залах внутри стен, обычно после часов посещения. Кейтеринг внутри исторических башен разрешают редко, а заявки требуют долгих сроков.
Проводят ли японские храмы частные мероприятия? Многие принимают группы для частных посещений, медитации, бесед или храмовой трапезы. Гораздо меньше принимают торжества с музыкой и речами. Что возможно, зависит от храма и от того, как представлена цель вечера.
За сколько нужно бронировать необычную площадку в Японии? Минимум за несколько месяцев, а в высокий сезон — ещё раньше. Площадки часто требуют подробную программу и местную компанию-организатора, прежде чем рассмотреть запрос.
Планируете гала-вечер для инсентив-группы? Пишите на b2b@explera.jp, отправьте сообщение в отдел B2B в WhatsApp по адресу +66 93 656 8090, или зарегистрируйтесь на сайте B2B-портал. Предложения в течение 24 часов. IATA TIDS 96215733, член ASTA 900408341.
