インセンティブ団体にとって、ガラディナーは最も記憶に残る夜です。そして日本では、最高の形がホテルの宴会場であることはまれです。城、歴史的な庭園、寺院、神社、博物館は私的なイベントに門戸を開いてきており、観光庁とJNTOは長年、MICEの企画者に向けて「ユニークベニュー」を推進してきました。会場は実在します。手間がかかるのは、それに伴う条件です。
どのような会場が可能か
- 城の敷地と施設 敷地内や城壁内の建物、あるいは閉館後に開けた天守でレセプションを受け入れる城もあります。ほとんどの城では、歴史的な天守そのものの中でのケータリングは認められていません。
- 庭園 東京、金沢、岡山などの回遊式庭園では、灯籠や演目を添えた夜のレセプションが開かれたことがあります。最大のリスクは天候です。
- 寺社。 夜の特別拝観、僧侶との対話、坐禅、あるいは寺のお堂でいただく 精進料理、すなわち仏教の菜食料理。何が認められるかは寺院と目的によって異なります。
- 博物館と美術館 閉館後の鑑賞とそれに続くレセプションは、最も手配しやすい形式の一つです。
- 水上 東京湾、隅田川、大阪の川での貸切船。詳しくはこちらをご覧ください：屋形船のガイド。
夜を形づくる条件
- まず文化財保護のルール こうした場所の多くは国指定の文化財です。裸火、調理、音響、ステージ設営、歴史的な表面の近くでの赤ワインなどは制限される場合があります。メニューは、冷たいまま出せるものや会場外で仕上げられるものを中心に組まれることがよくあります。
- 時間は固定 会場は一般公開の時間が終わってから開き、決められた時間に閉めなければなりません。搬入、設営、撤去の時間は短く、交渉の余地はありません。
- 人数には上限がある 収容人数は会場と消防の規則で決まり、企画者の招待客リストでは決まりません。50人向けの会場もあれば、数百人に対応できる会場もわずかにあります。
- 寺院と神社では目的が大切 学ぶため、座るため、あるいは精進料理をいただくために訪れる団体なら、多くの寺院が受け入れてくれます。バンドの入った賑やかなレセプションを受け入れる寺院はずっと少なくなります。夜の趣旨を正しく伝えることも依頼の一部です。
- 準備期間は長い 申請には数か月、詳細なプログラム、主催会社の名前が必要になることが多く、現地の手配会社を通した依頼しか受け付けない会場もあります。
天候と代替案
庭園や敷地での屋外レセプションには屋根のある代替案が必要で、日本の梅雨や台風の季節には実際に使うことも十分あり得ます。予約の時点で雨天時の案とその決定期限を確認し、当日の判断を素早くできるようにします。季節ごとのリスクは 天気と台風の計画ガイド で解説しています。
私たちの組み立て方
団体の人数、日程、予算に合わせて会場を絞り込み、申請を行い、会場が受け入れるメニューを作り、ケータリング、出演者、照明、移動手段を手配し、文化遺産での振る舞いを参加者に説明します。プログラム全体は MICE・インセンティブの概要 を、会場となるホールは コンベンションセンター・ガイド を、日本のゲストのおもてなしは ビジネスエチケットのガイド をご覧ください。
よくある質問
日本の城でガラディナーを開けますか？ 場合によっては可能です。敷地内や城壁内の建物でレセプションを受け入れる城があり、通常は一般公開の時間の後に行います。歴史的な天守の中でのケータリングはめったに認められず、申請には長い準備期間が必要です。
日本の寺院は私的なイベントを受け入れますか？ 団体向けの特別拝観、坐禅、法話、精進料理を受け入れる寺院は多くあります。音楽やスピーチのある祝宴を受け入れる寺院はずっと少なくなります。何が可能かは、寺院と、夜の趣旨をどう伝えるかによります。
日本のユニークベニューはどれくらい前に予約すべきですか？ 少なくとも数か月前、繁忙期はさらに前です。会場は依頼を検討する前に、詳細なプログラムと現地の主催会社を求めることがよくあります。
インセンティブ団体のガラの夜をご計画中ですか？メールはこちらへ：b2b@explera.jp、WhatsApp の B2B デスクにメッセージを送信してください +66 93 656 8090、または次から登録：B2B ポータル。24時間以内にご提案。 IATA TIDS 96215733、ASTA メンバー 900408341。
