Agentes que trabalharam outros destinos asiáticos chegam muitas vezes ao Japão à espera do mesmo ritmo e encontram outra coisa: respostas mais lentas, menos opções oferecidas por iniciativa própria, nenhuma negociação naquilo que esperavam negociar, e depois uma confirmação absolutamente fiável. Perceber porquê produz melhores resultados do que insistir com mais força. O nosso guia de termos de reserva cobre a mecânica contratual; isto é sobre a relação.
O que está mesmo a acontecer do outro lado
- Um orçamento é verificado antes de ser enviado. Onde alguns mercados respondem depressa e ajustam depois, um fornecedor japonês confirma internamente primeiro. O atraso é diligência, e é por isso que a resposta se mantém.
- Uma confirmação é um compromisso. Uma vez dada, será honrada, inclusive quando se torna inconveniente. Esta é a maior vantagem operacional do destino e vale a pena esperar um dia por ela.
- "É difícil" quer dizer não. A recusa direta é evitada. Uma hesitação, uma pausa longa ou a promessa de considerar são normalmente um pedido recusado dito com delicadeza. Insistir numa resposta já dada é a forma mais rápida de danificar uma relação.
- O silêncio raramente é recusa. Normalmente significa que a questão está a ser encaminhada internamente. Insistir todos os dias lê-se como desconfiança.
- As tarifas são normalmente tarifas. O preço de um contingente contratado é uma negociação a sério; regatear uma tarifa publicada não é, e tentá-lo marca uma agência como desconhecedora do mercado.
Os hábitos que dão a uma agência o bom inventário
- Envie pedidos completos. Datas, configurações exatas de quartos, nomes dos passageiros quando necessários, regimes de refeições, horas de chegada. Um pedido que precisa de três emails de esclarecimento demora três vezes mais e sinaliza desorganização.
- Seja preciso quanto à configuração, porque as unidades japonesas confirmam exatamente o que foi pedido — a armadilha que o nosso guia de configuração de sala documenta.
- Cumpra os seus próprios prazos. As datas de release, os prazos de rooming list e as datas de sinal são reais. Uma agência que os cumpre sempre recebe o bloco seguinte; a que pede sempre prorrogação recebe menos todos os anos.
- Cancele cedo e com honestidade. Libertar espaço que sabe que não vai usar, antes do prazo, compra mais boa vontade do que qualquer pedido de desculpas posterior.
- Mantenha o mesmo contacto. A continuidade é enormemente valorizada. Pôr um coordenador diferente em cada reserva reinicia a relação de cada vez.
- Agradeça como deve ser. Reconhecer um fornecedor que resolveu alguma coisa não é aqui uma formalidade.
Onde um DMC muda a equação
Muito do melhor inventário nunca chega a ser libertado para agências estrangeiras — não por falta de simpatia, mas porque um fornecedor japonês concede alocação a contrapartes que conhece, que consegue contactar em japonês durante o horário japonês e em quem confia para entregar os hóspedes. Esse é o argumento estrutural do nosso guia de inventário do lado japonês e, honestamente, o argumento para usar um parceiro local em vez de lutar contra o mercado a partir de outro fuso horário.
Um DMC é também o amortecedor da conversa incómoda. Quando um cliente quer algo que o fornecedor não fará, alguém tem de dizer não de uma forma que não custe a relação — e fazê-lo em japonês, com contexto, é uma competência.
Perguntas frequentes
Porque é que os fornecedores japoneses demoram mais a responder? Porque a resposta é verificada internamente antes de ser enviada. A contrapartida é que uma confirmação, uma vez dada, é altamente fiável — um arranjo consideravelmente melhor do que uma resposta rápida que muda depois.
O que significa quando um fornecedor japonês diz que algo é difícil? Significa normalmente não. A recusa direta é geralmente evitada, pelo que hesitação, uma pausa longa ou a promessa de considerar o pedido devem ler-se como uma recusa educada e não como um convite a insistir.
As tarifas podem ser negociadas no Japão? As tarifas de contingente contratado são negociáveis pela via comercial normal. As tarifas publicadas geralmente não, e tentar regateá-las sinaliza desconhecimento do mercado.
Porque é que as agências estrangeiras não acedem diretamente ao melhor inventário? Grande parte está alocada a contrapartes que o fornecedor conhece, consegue contactar em japonês durante o horário japonês e em quem confia para entregar hóspedes. Essa camada de relação é a razão prática para trabalhar com um parceiro local.
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