Organiser un éductour au Japon : que montrer aux agents et que laisser de côté

Un éductour n'est ni des vacances pour agents, ni une visite touristique devant un public de professionnels. Il a une seule mission mesurable : renvoyer chez eux des participants capables de vendre le Japon avec assurance et précision. La plupart échouent en voulant tout montrer, et les participants rentrent épuisés, impressionnés, et pas plus capables qu'avant de répondre aux questions d'un client.

Avec quels agents doivent réellement rentrer à la maison

Pas de souvenirs. Réponses aux questions posées par les clients :

• À quoi ressemble vraiment une pièce à chaque niveau de prix, y compris les petits.
• Combien de temps prennent réellement les transferts, en porte à porte, avec bagages.
• Qu'implique un dîner au ryokan, et quels clients l'aimeront ou le détesteront.
• Quelles expériences valent la peine et qui sont des remplisseurs.
• Qu'est-ce qui ne va pas, et ce que l'opérateur fait à ce sujet.

Un agent qui a dormi dans une chambre de ryokan standard, pris un train aux heures de pointe avec une valise et mangé un kaiseki complet vendra mieux le Japon qu'un agent qui a vu quarante temples.

Le structurer

Trois ou quatre bases maximum, quelle que soit la longueur. L'échec le plus fréquent est l'éductour qui change d'hébergement chaque nuit. Les participants passent la semaine à faire leurs valises et ne retiennent rien.

Construisez un transfert vraiment long. Les agents doivent ressentir à quoi ressemble réellement une journée ferroviaire de trois heures, car ils la vendront. Le cacher leur apprend la mauvaise chose.

Montrez le marché intermédiaire ainsi que le haut de gamme. Les éductours sont couramment construits uniquement avec des produits cinq étoiles, puis les agents rentrent chez eux et vendent du quatre étoiles. Faites inspecter ce qu'ils réserveront réellement.

Laissez du temps libre. Deux ou trois heures non structurées permettent aux gens de se promener dans un quartier, d'utiliser un dépanneur, d'essayer le métro – d'où la confiance nécessaire pour vendre du temps indépendant.

Cap le groupe. Douze à seize se déplacent bien et peuvent s’asseoir n’importe où. Trente ans, c'est un tour en autocar et les inspections deviennent impossibles.

Des inspections de chantier effectuées correctement

• Planifiez-les, avec la propriété qui vous attend. Arriver à l'improviste avec quatorze agents fait perdre l'après-midi à tout le monde.
• Voir la chambre entrée de gamme, pas seulement la suite. C’est le point sur lequel les agents n’insistent pas le plus souvent.
• Inspectez à une heure réaliste. Une propriété à onze heures du matin sans invités ne vous dit pas grand-chose.
• Trois propriétés par jour est la limite avant qu'ils ne se brouillent.
• Remettez un formulaire aux participants. Les notes structurées battent les photographies, et ce sont elles qui survivent au vol de retour.

Que sauter

• Le quatrième temple. Deux temps six bien expliqués passèrent.
• Longues cérémonies de bienvenue qui mange un matin.
• Tout ce que les agents ne vendront jamais parce que cela ne correspond pas à leur marché.
• Derniers jours surchargés. Personne n’absorbe rien le septième jour à neuf heures du soir.

Saisonnalité et coût

Organisez vos éductours en saison intermédiaire — les hôtels ont le temps de vous recevoir correctement, les tarifs sont raisonnables et vous n'êtes pas en concurrence avec des clients pour les disponibilités. Un éductour pendant la floraison des cerisiers est cher, bondé, et fait découvrir aux agents une quinzaine qu'ils auront de toute façon du mal à réserver. Notre guide hors saison défend la même idée sur le plan commercial.

Le coût est généralement partagé : le DMC s'occupe des arrangements au sol, des propriétés ou des chambres à prix très réduits en échange de l'inspection, et l'agence ou la compagnie aérienne couvre les vols. Soyez explicite sur qui paie quoi avant que quiconque réserve.

Mesurer si cela a fonctionné

La plupart des éductours ne sont jamais évalués, et c'est pourquoi les mêmes erreurs se répètent.

• Demander une proposition, pas de commentaires. Demandez à chaque participant de construire un exemple d’itinéraire dans les quinze jours suivant son retour.
• Suivre les réservations par rapport à la fréquentation au cours des deux saisons suivantes.
• Demandez ce à quoi ils ne peuvent toujours pas répondre. Cette liste constitue l'ordre du jour de la suivante.

Comment un DMC japonais le gère

Nous concevons les éductours à rebours, à partir de ce que vendent les agents participants : c'est pourquoi nous les interrogeons sur leur clientèle avant de dessiner l'itinéraire, et non après. Nous planifions les inspections avec les hôtels à l'avance, incluons les chambres d'entrée de gamme, limitons le groupe à une taille qui puisse réellement s'asseoir ensemble, et mettons face à eux l'équipe opérationnelle qui traitera les vraies réservations de ces agents — car la relation est la moitié de l'enjeu. Et nous refusons l'itinéraire qui prétend couvrir le Japon en six jours : il produit un groupe fatigué et aucune réservation.