Como organizar uma viagem de familiarização ao Japão: o que mostrar aos agentes e o que evitar

Uma viagem de familiarização não é um período de férias para agentes nem um passeio turístico com público profissional. Tem uma única tarefa mensurável: mandar os participantes para casa capazes de vender o Japão com confiança e com dados concretos. A maioria falha nisso por tentar mostrar tudo, e os participantes voltam exaustos, impressionados e sem responder melhor do que antes às perguntas de um cliente.

O que os agentes realmente precisam levar para casa

Não memórias. Respostas às perguntas que os clientes fazem:

• Como é realmente um quarto em cada faixa de preço, incluindo os pequenos.
• Quanto tempo os traslados realmente demoram, porta a porta, com bagagem.
• O que envolve um jantar ryokan, e quais clientes irão adorar ou odiar.
• Quais experiências valem o dinheiro e quais são enchimento.
• O que dá errado, e o que o operador faz a respeito.

Um agente que tenha dormido num quarto ryokan padrão, viajado num trem na hora do rush com uma mala e comido um kaiseki completo venderá o Japão melhor do que alguém que tenha visto quarenta templos.

Estruturando

Máximo de três ou quatro bases, qualquer que seja o comprimento. A falha mais comum é uma viagem de familiarização que muda de hotel todas as noites. Os participantes passam a semana fazendo as malas e não se lembram de nada.

Inclua um transfer verdadeiramente longo. Os agentes precisam sentir como é realmente um dia ferroviário de três horas, porque eles estarão vendendo isso. Esconder isso lhes ensina a coisa errada.

Mostre tanto o mercado intermediário quanto o superior. É comum montar essas viagens apenas com produto cinco estrelas; depois, os agentes voltam para casa e vendem quatro estrelas. Inspecione o que eles vão realmente reservar.

Deixe tempo livre. Duas ou três horas não estruturadas permitem que as pessoas perambulem por um bairro, usem uma loja de conveniência, experimentem o metrô – é daí que vem a confiança para vender tempo independente.

Limite o grupo. Doze a dezesseis movimentos bem e pode ser sentado em qualquer lugar. Trinta é uma viagem de ônibus e as inspeções tornam-se impossíveis.

Inspeções no local, feitas corretamente

• Agende-os, com o hotel esperando por você. Aparecer sem avisar com catorze agentes de viagens desperdiça a tarde de todos.
• Veja a sala de nível de entrada, não apenas a suíte. Este é o ponto em que os agentes muitas vezes não conseguem insistir.
• Inspecione em um horário realista. Uma propriedade às onze da manhã sem convidados diz pouco.
• Três propriedades por dia é o limite antes que eles se confundam.
• Dê aos participantes um formulário. Notas estruturadas superam as fotografias e são o que sobrevive ao voo para casa.

O que pular

• O quarto templo. Duas batidas bem explicadas seis passaram.
• Longas cerimônias de boas-vindas que comem de manhã.
• Qualquer coisa que os agentes nunca venderão porque não se adapta ao seu mercado.
• Últimos dias sobrecarregados. Ninguém absorve nada no sétimo dia, às nove da noite.

Sazonalidade e custo

Realize as viagens de familiarização na época intermediária — os hotéis têm tempo para recebê-lo como deve ser, as tarifas são razoáveis e você não disputa o estoque com clientes. Uma viagem de familiarização durante a floração das cerejeiras é cara, lotada e ensina aos agentes uma quinzena que, de qualquer forma, eles terão dificuldade de reservar. Nosso guia fora de temporada defende o mesmo argumento em termos comerciais.

O custo geralmente é compartilhado: o DMC cuida dos preparativos em terra, da compensação de propriedades ou de quartos com grandes descontos em troca da inspeção, e a agência ou companhia aérea cobre os voos. Seja explícito sobre quem paga o quê antes que alguém faça uma reserva.

Medindo se funcionou

A maioria das viagens de familiarização nunca é avaliada, e é por isso que os mesmos erros se repetem.

• Peça uma proposta, não feedback. Peça a cada participante que crie um exemplo de itinerário quinze dias após o retorno.
• Acompanhe as reservas em relação ao comparecimento nas duas temporadas seguintes.
• Pergunte o que eles ainda não conseguem responder. Essa lista é a agenda para a próxima.

Como um DMC do Japão lida com isso

Montamos as viagens de familiarização de trás para a frente, a partir do que os agentes participantes vendem; é por isso que perguntamos sobre o perfil de clientes deles antes de desenhar a rota, e não depois. Agendamos as inspeções com os hotéis com antecedência, incluímos os quartos da categoria de entrada, mantemos o grupo num tamanho que realmente caiba sentado junto e colocamos diante deles a equipe de operações que vai cuidar das reservas reais desses agentes — porque o relacionamento é metade do objetivo. E contestamos o roteiro que tenta cobrir o Japão em seis dias: ele produz um grupo cansado e nenhuma reserva.