Cotas hoteleiras no Japão: como a contratação realmente funciona

Mais reservas falham no Japão por causa dos quartos do que por qualquer outra coisa, e quase sempre pelo mesmo motivo: o agente cotou com base no que via numa plataforma para o consumidor e presumiu que ainda estaria lá quando o grupo confirmasse. O inventário hoteleiro japonês não funciona assim. Entender como funcionam as cotas, as datas de liberação e o calendário doméstico de reservas é a diferença entre uma cotação que converte e uma que precisa ser refeita duas vezes.

A estrutura de base

• Uma cota é um bloco de quartos que um hotel reserva para um parceiro a uma taxa contratada, liberável de volta ao hotel em uma data fixa se não for vendida. Não é uma reserva e não é uma garantia para além dessa data. A taxa é protegida; o espaço só é protegido até a liberação.
• As datas de lançamento no Japão são mais cedo para os padrões internacionais — geralmente 30 a 60 dias para hotéis urbanos e 60 a 90 para ryokan e propriedades de resort em temporadas de demanda. Uma vez que o espaço é liberado, ele retorna ao inventário geral em tudo o que o hotel cobrar.
• Disponibilidade ilimitada é rara e cada vez mais rara. Pouquíssimos hotéis japoneses oferecem venda livre ilimitada. A maior parte do que parece venda livre é, na verdade, uma pequena cota sendo reabastecida discretamente.
• A paridade da taxa é aplicada com seriedade. A polícia hoteleira japonesa publicou as tarifas de perto, e é por isso que uma tarifa líquida contratada não pode simplesmente ser mostrada a um consumidor como um desconto. estrutura de tarifa líquida existe em parte por causa disso.
• O mercado doméstico recebe a primeira chamada nas melhores datas. Os hotéis japoneses vendem muito para atacadistas japoneses, e esses relacionamentos são anteriores ao seu. Na Golden Week, Obon e Ano Novo, o inbound trade está comprando o que sobra.

Por que o ryokan é um problema totalmente diferente

Um ryokan não é um hotel com tatami. É uma pequena propriedade, muitas vezes de 15 a 40 quartos, que serve um jantar fixo e café da manhã feito para o número exato de hóspedes reservados, com proporções de funcionários para corresponder.

• A capacidade é genuinamente fixa. Não há almofada de overbooking, nenhuma estratégia extra e nenhum restaurante com uma segunda sessão. Quando um ryokan diz que tem quatro quartos, tem quatro quartos.
• Os preços são por pessoa com refeições, e não por quarto, e variam conforme o tipo de quarto, a vista e o dia da semana. Uma cotação de ryokan que parece estranha ao lado de uma cotação de hotel normalmente não é — trata-se de uma unidade diferente.
• Os números do jantar fecham mais cedo do que os quartos. Uma adição tardia de passageiros pode ser possível para acomodação e impossível para o kaiseki, porque os ingredientes foram pedidos há dias.
• As datas de lançamento são mais longas e mais rigorosas, e as melhores propriedades em Hakone, Kinosaki, Yufuin e Quioto simplesmente não vendem perto durante as suas estações. Veja o guia ryokan e onsen de como essas propriedades pensam sobre grupos.

O calendário que realmente rege a disponibilidade

• Golden Week (final de abril ao início de maio), Obon (meados de agosto) e Ano Novo (final de dezembro ao início de janeiro) são as três paredes. O espaço para estes é contratado com seis a doze meses de antecedência e a indústria de viagens vê muito pouco disso.
• Flor de cerejeira e cor de outono criar abdominais regionais rolantes que se movem com a frente. Kyoto na segunda semana de abril e na última semana de novembro se comporta como uma cidade diferente comercialmente.
• Os fins de semana domésticos superam os dias de semana internacionais. As viagens de lazer japonesas estão concentradas nas noites de sábado, portanto, um sábado em uma cidade turística é mais difícil de comprar do que uma terça-feira em Tóquio.
• Grandes eventos domésticos — uma convenção em Nagoya, um concerto no estádio em Osaka, uma temporada de viagens escolares em Quioto — esvaziam o inventário de mercado médio de uma cidade com quase nenhuma visibilidade para um agente estrangeiro.

O que isto significa para a forma como cita

• Cite com uma data de validade e honre-a. Uma cotação do Japão sem vencimento é uma promessa que você não pode cumprir.
• Confirme a lista de hotéis ao mesmo tempo que o preço, ou aceitar que o preço seja indicativo. Nomear hotéis e não manter nenhum deles é a causa mais comum de uma reserva reconstruída.
• Pergunte quais propriedades são mantidas e até que data. Um bom DMC dir-lhe-á exatamente. Se ninguém puder responder, o espaço não é mantido.
• Construa a lista de quartos com antecedência. Os quartos japoneses são pequenos e específicos para cada configuração; quartos triplos e comunicantes são os mais escassos do país e impulsionam toda a lista de hotéis nas reservas familiares.
• Entenda a escada de depósito antes de prometer termos flexíveis — o guia de termos de reserva e depósitos define a forma.

Como um DMC do Japão lida com isso

Contratamos cotas diretamente com os hotéis japoneses segundo o calendário doméstico, e não o do receptivo, bloqueamos espaço para reservas nominais com uma data de liberação que o agente pode ver, sinalizamos as datas críticas antes de a cotação sair, e não depois de aceita, e dizemos com franqueza quando um pedido é um desejo e não um plano. Em datas de pico, isso às vezes significa propor outra cidade — uma conversa bem melhor em julho do que em abril.