Reservar restaurantes para grupos no Japão: o que os agentes devem saber

Os agentes que lidaram com o Japão antes conhecem o padrão: o itinerário se reúne em uma semana, os hotéis confirmam, os guias confirmam — e então o jantar leva um mês e metade dos pedidos são recusados. Esta não é uma falha de serviço. A cultura do restaurante japonês é construída em torno de pequenas salas e capacidade fixa, e as próprias qualidades que fazem com que a comida valha a pena viajar são as que tornam um grupo de vinte pessoas impossível de acomodar.

Por que é genuinamente difícil

• Os bons quartos são pequenos. Um balcão de sushi sério acomoda de oito a doze pessoas. Um restaurante kaiseki pode ter três quartos privados e um balcão. Não há espaço de função nos bastidores, porque não há nos bastidores.
• Um chef, uma pessoa sentada. Muitos dos melhores restaurantes servem um único assento por noite, cozinhado pelo proprietário. Dividir um grupo em duas sessões significa que o segundo grupo come às nove e o primeiro às oito e meia.
• Recusa não é grosseria. Um restaurante japonês que não pode entregar seu padrão a doze pessoas recusará doze pessoas em vez de servi-las mal. Empurrar produz um não mais firme, não um sim.
• As apresentações ainda são importantes. Uma parcela significativa dos melhores lugares aceita reservas apenas de hóspedes conhecidos, hotéis com os quais trabalham ou agências parceiras estabelecidas. Não existe nenhum formulário online porque o restaurante não o deseja.
• As condições de pagamento e não comparecimento são reais. As reservas de grupo exigem cada vez mais garantias de cartão e cobranças de cancelamento a partir de vários dias. Uma vez que o menu do curso é comprometido, os ingredientes são comprados.

O que realmente funciona, por tamanho de grupo

• De dois a seis. Quase tudo está aberto para você, incluindo os balcões. Reserve com 60 a 90 dias de antecedência para os nomes e espere que seja solicitado um cartão de crédito.
• Das oito às doze. O nível de quarto privado: kaiseki ryotei, quartos teppanyaki, melhor izakaya com zashiki assentos, restaurantes japoneses do hotel. O menu é definido com antecedência; pedidos individuais geralmente não são possíveis.
• Quinze a trinta. Agora está escolhendo locais porque eles podem te segurar: banquetes em hotéis, casas maiores de teppanyaki e shabu-shabu, kaiseki em estilo buffet e restaurantes ligados a pontos turísticos. É aqui que a qualidade do itinerário é ganha ou perdida.
• Trinta e acima. Efetivamente uma operação de banquete. Salas de eventos do hotel, restaurantes de grupo dedicados ou uma compra de local privado. Planeje-os como eventos com uma folha de execução, não como jantares.
• Qualquer tamanho, melhor resposta: dividir o grupo. Três mesas de oito em três excelentes restaurantes próximos batem uma mesa de vinte e quatro em um medíocre, e os clientes quase sempre preferem uma vez que é explicado. Precisa de guias ou acompanhantes para pastorear cada grupo, que é um custo que vale a pena citar.

As correções estruturais

• Ancorem dois ou três jantares e liberem o resto. O Japão é o país mais fácil do mundo para comer bem em refeições não planejadas, e os clientes se ressentem de uma quinzena totalmente reservada. Duas refeições ancoradas por semana é geralmente a densidade certa — a abordagem no guia de mercado médio aplica-se a todas as faixas de preço.
• Mova a refeição cara para o almoço. As mesmas cozinhas servem almoços por uma fração do preço do jantar, a disponibilidade é muito melhor e um grupo de doze é muito mais fácil de se sentar ao meio-dia.
• Use o jantar ryokan como o kaiseki. Se a reserva for uma noite onsen, o jantar com vários pratos já está comprado e sentado. Não reserve também kaiseki em Kyoto.
• Compre o local em vez dos assentos para jantares marcantes — uma pequena compra de restaurante por vinte é muitas vezes mais barata do que o banquete de hotel equivalente e infinitamente melhor.
• Obtenha os requisitos dietéticos em no momento da reserva. O caldo japonês é à base de peixe, então vegetariano é um redesenho de menu em vez de uma substituição. O aviso tardio é o que causa recusas; veja o guia de refeições vegetarianas e veganas.

Tempos em que os clientes erram

O serviço de jantar japonês começa cedo e termina cedo — muitas cozinhas fecham os pedidos às nove. Grupos do sul da Europa que esperam uma mesa de dez horas precisam que isso seja dito claramente antes da partida, não descoberto na primeira noite. Por outro lado, o serviço de almoço é curto e afiado, muitas vezes terminando em dois, o que restringe os dias de turismo mais do que os agentes esperam. Construa o dia em torno da refeição quando a refeição for importante.

Como um DMC do Japão lida com isso

Mantemos relacionamentos com restaurantes anteriores a qualquer reserva individual, que é o que faz com que uma solicitação chegue em vez de ser rejeitada; reservamos as refeições ancoradas no ponto das empresas de reserva e deixamos o resto deliberadamente aberto; dividimos grupos maiores em salas próximas com acompanhantes, em vez de rebaixar todos para um local que possa acomodá-los; e informamos na fase de cotação quais dos seus desejos de jantar são realistas para o tamanho do grupo nessas datas. As taxas seguem o padrão estrutura de tarifa líquida.