Para um grupo de incentivo, o jantar de gala é a noite de que todos se lembram, e no Japão a melhor versão raramente é um salão de hotel. Castelos, jardins históricos, templos, santuários e museus já abriram as portas a eventos privados, e a Agência de Turismo do Japão e a JNTO promovem há anos os "locais únicos" junto aos organizadores de MICE. Os locais existem. O trabalho está nas condições que vêm com eles.
Que tipos de local são possíveis
- Recintos e salões de castelos. Alguns castelos recebem recepções nos seus recintos, num salão dentro das muralhas ou numa torre aberta depois do horário. A maioria não permite catering dentro da torre histórica em si.
- Jardins. Jardins de passeio em Tóquio, Kanazawa, Okayama e outros lugares já receberam recepções noturnas, muitas vezes com lanternas e uma apresentação. O tempo é o principal risco.
- Templos e santuários. Uma visita noturna privada, uma conversa com um monge, uma sessão de meditação ou um jantar num salão do templo com shojin ryori, a culinária vegetariana budista. O que é permitido depende do templo e do propósito.
- Museus e galerias. Uma visita fora do horário seguida de uma recepção é um dos formatos mais fáceis de organizar.
- Sobre a água. Um barco fretado na baía de Tóquio, no rio Sumida ou nos rios de Osaka — veja o nosso guia de yakatabune.
As condições que moldam a noite
- As regras de patrimônio vêm primeiro. Muitos destes lugares são bens culturais protegidos em nível nacional. Chamas, cozinha, som amplificado, estruturas de palco e vinho tinto perto de superfícies históricas podem ser restringidos. Os menus costumam ser pensados em torno do que pode ser servido frio ou finalizado fora do local.
- Os horários são fixos. Os locais abrem depois do horário de visita e precisam fechar na hora. As janelas de entrada de material, montagem e desmontagem são curtas e inegociáveis.
- A lotação é limitada. A capacidade é definida pelo local e pelas normas de incêndio, não pela lista de convidados do organizador. Alguns locais servem para cinquenta pessoas; poucos, para várias centenas.
- Em templos e santuários, o propósito importa. Muitos templos recebem um grupo que vem aprender, meditar ou fazer uma refeição do templo. Menos recebem uma recepção barulhenta com banda. Apresentar bem a noite faz parte do pedido.
- Os prazos são longos. Os pedidos costumam exigir meses, um programa detalhado e o nome da empresa organizadora. Alguns locais só aceitam pedidos por meio de um operador local.
Tempo e planos alternativos
Recepções ao ar livre em jardins e recintos precisam de uma alternativa coberta, e na estação das chuvas e dos tufões do Japão é bem possível que seja usada. Confirmamos a opção para chuva, e o prazo para escolhê-la, no momento da reserva, para que a decisão no dia seja rápida. O nosso guia de planejamento de clima e tufões trata do risco de cada estação.
Como organizamos
Selecionamos locais conforme o tamanho do grupo, as datas e o orçamento, cuidamos do pedido, montamos um menu que o local aceite, organizamos catering, artistas, iluminação e transporte e orientamos os convidados sobre como se comportar num local histórico. A nossa visão geral de MICE e incentivos trata do programa completo, o nosso guia dos centros de congressos trata dos centros de convenções, e o nosso guia de etiqueta de negócios trata de como receber convidados japoneses.
Perguntas frequentes
É possível fazer um jantar de gala num castelo no Japão? Às vezes. Alguns castelos recebem recepções nos seus recintos ou em salões dentro das muralhas, normalmente depois do horário de visita. O catering dentro de torres históricas raramente é permitido, e os pedidos exigem prazos longos.
Os templos do Japão recebem eventos privados? Muitos recebem visitas privadas, meditação, conversas ou refeições do templo para grupos. Menos recebem celebrações com música e discursos. O que é possível depende do templo e de como o propósito da noite é apresentado.
Com quanta antecedência reservar um local único no Japão? Pelo menos vários meses, e mais na alta temporada. Os locais costumam exigir um programa detalhado e uma empresa organizadora local antes de analisar um pedido.
Planejando uma noite de gala para um grupo de incentivo? Escreva para b2b@explera.jp, envie uma mensagem para o balcão B2B no WhatsApp em +66 93 656 8090, ou cadastre-se no Portal B2B. Propostas em até 24 horas. IATA TIDS 96215733, membro ASTA 900408341.
